Quản lý tài chính

Để Canteen có thể tự lực về mặt tài chính, nguồn thu cần bằng và kiểm soát được doanh thu chi phí thì việc xây dựng quy trình quản lý tài chính Canteen hết sức quan trọng và cần thiết. Chi phí thực phẩm đóng vai trò vô cùng quan trọng quyết định nguồn thu của một Canteen, quản lý tài chính cũng cần đến vai trò quản lý hiệu quả tất cả các nguồn lực của Canteen.

Các mục sau giải thích rõ tại sao vai trò quản lý lại rất quan trọng:

• Dự trù chi phí hàng ngày (mẫu dự trù chi phí hàng ngày)
• Báo cáo Doanh thu chi phí hàng ngày, hàng tháng, hàng năm (mẫu báo cáo hàng ngày, tháng, năm)
• Kiểm soát hàng tồn hàng ngày (mẫu kiểm soát hàng tồn hàng ngày)
• Kiểm soát hàng tồn kho hàng tuần
• Kiểm soát lượng tiền mặt của Canteen hàng ngày
• Kiểm kê toàn bộ hàng hóa lưu trữ

Kiểm kê lượng tiền mặt của Canteen

Cần đảm bảo kiểm kê toàn bộ lượng tiền mặt của Canteen. Quản lý tiền mặt gồm có:

• Kiểm tra giấy sổ ghi tiền mặt sau mỗi ngày hoạt động (nếu có thể)
• Đếm tiền và cân đối sổ ghi tiền mặt sau mỗi cuối ngày.
• Duy trì
• Bàn giao tiền mặt cho thủ quỹ mỗi ngày và trừ lại một lượng tiền nhỏ
• Ghi lại chính xác lượng tiền thanh toán các hóa đơn và đơn đặt hàng
• Ghi lại chính xác tòa bộ hóa đơn
• Ghi lại các khoản phát sinh

Nên thanh toán các hóa đơn đặt hàng bằng hóa đơn thanh toán hoặc chuyển khoản điện tử, và chỉ để lại một khoản tiền mặt nhỏ cho các khoản chi phí phát sinh.

 

Kiểm soát, kiểm kê hàng tồn hàng ngày

Canteen nên kiểm soát lượng hàng lưu trữ hàng ngày để lượng hàng chuyển đến luôn cân bằng với lượng hàng nhập về. Điều này nhằm đảm bảo ghi lại chính xác khoản thu. Sổ ghi chép nên ghi lại các loại hàng hóa bị hư hỏng do quá hạn các loại thực phẩm được dùng cho thực đơn giảm giá, nếm thử và phần miễn phí. Điều quan trọng là cần kiểm tra kho lưu trữ và đảm bảo tất cả các mặt hàng đã đặt đều được chuyển đến. Kiểm kê chính xác lượng hàng lưu trữ trong kho sẽ cho biết lượng hàng bị thiếu.